El proceso de giro y compensación esta soportado básicamente en el Decreto 2280 de 2004 del Ministerio de la Protección Social, a el se encuentra asociado normatividad que hace parte fundamental del procedimiento denominado: Proceso de Giro y Compensación.
La información que se considera en el Proceso de Giro y Compensación nace desde la entidades Promotoras de Salud (EPS) del régimen contributivo y las Entidades Obligadas a Compensar (EOC). Este paso se origina en el recaudo de las cotizaciones en salud a través de las cuentas autorizadas para este fin en cada una de las entidades.
La información es reportada al Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA bajo los parámetros que se definen en el Decreto 2280 de 2004 y la Circular 102 de 2004, las dos del Ministerio de la Protección Social. Es necesario, para el reporte de los datos tener la malla validadora vigente que proporciona el Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA y que es publicada en la pagina web correspondiente. Los archivos a entregar deben ser cargados a la malla y el resultado correspondiente será el que se envíe como soporte de la entidad para el Proceso de Giro y Compensación. Junto con los archivos remitidos, los cuales contienen datos de: cotizantes, beneficiarios y adicionales, es decir los afiliados al sistema contributivo de salud, más datos de licencias de maternidad e incapacidades, (al igual que archivos soportes de saldos no compensados si la entidades los requiere) se presenta un formato resumen que soporta la información anterior y se denomina Formato 3.1.
Para cada mes del año se tiene dos procesos de compensación. El primero se desarrolla el día 11 hábil de cada mes y se denomina primer proceso de compensación. Y el segundo se lleva acabo el día 18 hábil de cada mes, a excepción del mes de diciembre que será el día 16 hábil, y se denomina segundo proceso de compensación. La presentación debe hacerse en cada uno de los casos, a más tardar a las 15:00 horas con toda la información que corresponda para el proceso de compensación. Hacen parte integral del proceso de compensación los archivos soporte, el Formato 3.1 y las consignaciones a que haya lugar.
La información es reportada al Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA, será recepcionada y validada inicialmente en cuanto a su integralidad, entendiéndose como la remisión completa de los documentos; como paso siguiente se verificará la correcta utilización de las mallas validadoras vigentes. De encontrarse alguna inconsistencia en la verificación de estos pasos le será notificada a la entidad (EPS-EOC) de los hallazgos detectados.
Si algunas de las entidades Promotoras de Salud (EPS) del régimen contributivo y las Entidades Obligadas a Compensar (EOC) presenta saldos no compensados, estos deben ser girados el mismo día de la presentación del primer proceso de compensación del mes junto con los archivos y el formato soporte. La información con la cual se reportan las consignaciones sobre este concepto se basa en lo descrito en la Resolución 3221 de 2007 y la Circular 096 del mismo año emitidos por el Ministerio de la Protección Social. Los valores deben ser girados a las cuentas autorizadas para este fin, y que corresponden a:
| BANCO BBVA |
NIT |
CUENTA CORRIENTE |
| CUENTAS DE RECAUDO |
| SAYP COMPENSACION RECAUDOS |
900.462.447-5 |
309013431 |
| SAYP COMPENSACION DECRETO 1703-02 |
900.462.447-5 |
309013449 |
| SAYP RECUADO REGIMEN DE EXCEPCION PAGO INTEGRADO |
900.462.447-5 |
309013456 |
| SAYP SOLIDARIDAD RECAUDOS |
900.462.447-5 |
309013464 |
| SAYP SOLIDARIDAD DECRETO 1703-02 |
900.462.447-5 |
309013472 |
| SAYP SOLIDARIDAD PRESUPUESTO NACIONAL |
900.462.447-5 |
309013480 |
SAYP PROMOCION RECAUDOS
|
900.462.447-5 |
309013498 |
| SAYP PROMOCION DECRETO 1703-02 |
900.462.447-5 |
309013506 |
| SAYP ECAT RECAUDOS |
900.462.447-5 |
309013514 |
| SAYP ECAT PROCESOS |
900.462.447-5 |
309013522 |
| CUENTAS DE PAGOS |
| SAYP COMPENSACION PAGOS |
900.462.447-5 |
309013530 |
| SAYP SOLIDARIDAD PAGOS |
900.462.447-5 |
309013548 |
| SAYP PROMOCION PAGOS |
900.462.447-5 |
309013555 |
| SAYP ECAT PAGOS |
900.462.447-5 |
309013605 |
| BANCO AGRARIO |
NIT |
CUENTA CORRIENTE |
| SAYP COMPENSACION RECAUDOS |
900.462.447-5 |
3-0820-0-00483-3 |
| SAYP SOLIDARIDAD RECAUDOS |
900.462.447-5 |
3-0820-0-00484-1 |
| SAYP PROMOCION RECAUDOS |
900.462.447-5 |
3-0820-0-00485-8 |
|
SAYP ECAT RECAUDOS
|
900.462.447-5 |
3-0820-0-00486-6 |
El Administrador Fiduciario de los recursos del FOSYGA luego de recibir la información procederá a cargar y validar los datos remitidos por cada entidad de forma conjunta. En este paso de identificara la consistencia de los datos entre el formato y los archivos remitidos, a su vez entre las consignaciones por saldos no compensados y sus archivos soporte, y los archivos contra el Formato 3.1, como punto inicial. Luego de surtir este paso se procederá a validar la información remitida en cuanto a: Base de Datos Única de Afiliados, Históricos de Afiliados compensados y no compensados, legalizaciones de registros y las demás que involucra el proceso de compensación.
Todo este procedimiento se realiza para alimentar el Formato 3.1 que resumen el resultado del proceso de compensación, en el cual se pueden identificar los valores por los diferentes conceptos que señala el mismo, esto se soporta en la Resolución 056 de 2006 del Ministerio de la Protección Social.
Luego de ejecutar todas las validaciones la información es generada para entrega a cada entidad, identificando en archivos separados los registros consistentes como los registros inconsistentes. Para el caso de los inconsistentes se identificara al fin del registros un código de inconsistencia, el listado previamente ha sido entregado a las entidades para su conocimiento y manejo. Los datos a entregar son: una carta remisoria, el Formato 3.1 resultado del proceso y los archivos resultados de las validaciones.
A las entidades se les informa que se tiene el resultado del proceso de giro y compensación listo para entrega, para ello deberán enviar la persona encargada para su retiro de las instalaciones del Administrador Fiduciario. Desde el momento que se informa a las entidades sobre el resultado estas tendrán 24 horas para enviar la aceptación del mismo, al Administrador Fiduciario, con los comprobantes de consignación soportes del resultado obtenido, si hay lugar a los mismos.
Las entidades deberán verificar la información entregada y remitir la aceptación de la información, de ser el caso, junto con los comprobantes de consignaciones pertinentes que se les requirió hacer, los valores se encuentran descritos en el Formato 3.1 resultado del proceso de compensación. Esta información es radicada nuevamente ante el Administrador Fiduciario para su verificación, que consiste en identificar que la entidad haya consignado correctamente los valores que se le requirieron y que el formato este debidamente firmado por el Represente Legal de la entidad.
Las consignaciones se realizan en los mismos números de cuenta en los cuales se giran los saldos no compensados, los comprobantes de consignación deben remitirse en su totalidad, sin importar el medio por cual se realice el deposito de los recursos.
De encontrar consistencia en la información como paso siguiente el Administrador Fiduciario girara los recursos a los cuales tenga derecho la entidad y que se encuentran descritos en el Formato 3.1 resultado del proceso de compensación. En este punto se da por finalizado para las entidades el proceso de giro y compensación.
Esquema Proceso de Giro y Compensación