Los archivos Maestros, de Novedades y de Traslados, de acuerdo a lo establecido en la Resolución 1344 de 2012 deben ser presentados por las Entidades Promotoras de Salud de los Régimenes Subsidiado, Contributivo, Especial y de Medicina Prepagada, de acuerdo con el calendario establecido, de la siguiente forma:
a. Los procesos de actualización de la BDUA, se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo 4 días hábiles y se denominarán "Semana de Proceso BDUA"
b. El segundo día hábil de la "Semana de Proceso BDUA", exceptuando la última semana del mes, las entidades entregarán los archivos S1, R1, E1 y NR con respuesta por parte de administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía FOSYGA el siguiente día hábil.
c. El último día hábil de la "Semana de Proceso BDUA", exceptuando la última semana del mes, las entidades entregarán los archivos S4, R4, E4, MC, MA, NC, MS, NS, ME, NE, MP y NP, con respuesta por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía FOSYGA el siguiente día hábil.
d. El último día hábil de la cuarta "Semana de Proceso BDUA", de cada mes, se realizará el proceso de actualización del Régimen Subsidiado de la BDUA para las Entidades Territoriales, Departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales y el INPEC, con respuesta por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía FOSYGA el siguiente día hábil.
La información remitida por parte de las entidades que administran las afiliaciones en los distintos regímenes se entenderá entregada al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía FOSYGA, una vez sea verificada con la malla validadora y posteriormente, la misma sea inscrita a través de la página WEB del FOSYGA y acompañada de la comunicación remisoria firmada por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación.